Job deskripsi sekretaris pribadi – Sudah jamak diketahui bahwa dalam sebuah bisnis, ada peran penting dari seorang sekretaris. Ya, meskipun tidak memiliki wewenang yang besar layaknya seorang manajer ataupun kepala divisi, namun seorang sekretaris memiliki peran yang tidak bisa disepelekan, terutama yang berkaitan dengan manajemen waktu dan operasional.
Perlu diketahui bahwa dalam bisnis, sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis. Salah satu yang paling familiar di kalangan masyarakat adalah sekretaris pribadi. Nah, pada kesempatan ini akan dibahas beberapa hal terkait job deskripsi sekretaris pribadi yang menarik untuk disimak.
Penasaran? Simak ulasannya!
Sekilas Tentang Sekretaris Pribadi
Sebagaimana disinggung sebelumnya bahwa sekretaris pribadi sebenarnya hanyalah salah satu dari beragam jenis sekretaris yang ada dalam sebuah bisnis. Nah, dalam pengertian yang singkat, sekretaris pribadi adalah seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor untuk membantu satu orang tertentu dan cenderung bersifat pribadi.
Bisa dikatakan jika seorang sekretaris pribadi bukan merupakan pegawai atau staff dari organisasi tertentu. Ia adalah seseorang yang diangkat serta digaji oleh perseorangan.
Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris pribadi harus berusaha ekstra untuk mengenali sifat-sifat serta pribadi dari pemimpinnya, baik dari kebiasaan, hobi, atau beragam hal terutama yang berkaitan dengan pekerjaan. Selain itu, sekretaris pribadi tidak bertanggungjawab pada unit kerja, melainkan pada pimpinan.
Hal Penting Tentang Sekretaris Pribadi
Ketika seseorang hendak menjadi sekretaris pribadi, maka ia wajib membekali dirinya dengan beragam kemampuan basic yang sangat penting. Kemampuan yang dimaksud tentu saja sebagaimana sekretaris pada umumnya, yaitu kemampuan administrasi dan lainnya.
Hanya saja, seorang sekretaris pribadi juga harus memiliki kemampuan lainnya, seperti mempelajari seluk beluk tentang perusahaan baik dari dalam maupun dari luar, memahami pimpinan, memiliki kemampuan adaptasi yang baik, memiliki inisiatif yang tinggi, dan lainnya.
Job Deskripsi Sekretaris Pribadi
Seorang sekretaris pribadi memiliki beberapa job deskripsi yang sangat penting. Dengan memahami job deskripsi secara menyeluruh, tentu saja seorang sekretaris pribadi nantinya bisa memainkan peran dengan maksimal.
Adapun gambaran dari job deskripsi sekretaris pribadi diantaranya adalah sebagai berikut:
- Menyusun jadwal kerja pimpinan, terutama ketika ingin bertemu klien dan mitra untuk urusan pekerjaan
- Bertanggung jawab untuk membuat, mengatur, dan memastikan janji ataupun pertemuan secara efektif dan terorganisasi dengan baik
- Bertanggung jawab pada pembuatan catatan administratif yang efektif untuk memudahkan urusan pimpinan
- Menangani urusan keuangan pimpinan dengan skala yang berbeda
- Membayar beberapa urusan pimpinan, termasuk urusan tentang pajak, sumbangan atas nama pimpinan, dan lainnya
- Menyimpan catatan pengeluaran harian pimpinan
- Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
- Menerima dan menjawab telepon ataupun mencatat pesan yang disampaikan lewat telepon pada pimpinan
- Memeriksa peralatan kantor dan memastikan jika peralatan yang diperlukan sudah lengkap
- Mendampingi pimpinan selama diperlukan, terutama ketika ada urusan dinas di luar kantor bersama dengan para mitra perusahaan
- Dan lainnya
Beberapa hal di atas adalah ragam job deskripsi dari sekretaris pribadi. Tentu saja, selain beberapa poin di atas, masih ada beragam tugas lain dari seorang sekretaris pribadi yang cukup penting dan tidak boleh diabaikan.
Seiring dengan pentingnya tugas seorang sekretaris pribadi, maka proses perekrutan dan penunjukkan akan dilakukan dengan cukup ketat. Memang, keputusan penunjukkan ada di tangan pimpinan. Hanya saja, pimpinan tentu akan memilih sekretaris pribadi terbaik karena peran mereka berdampak pada citra pimpinan di kalangan mitra perusahaan.
