7 Langkah Membuat SOP Untuk Hasil yang Maksimal – Ketika perusahaan ingin meningkatkan kualitas manajemen dan kinerja karyawan, maka membuat ataupun memperbarui SOP yang berlaku adalah salah satu hal yang sangat penting. Bagaimana tidak, SOP memiliki fungsi yang sangat penting sebagai pedoman kerja dari seluruh elemen yang terlibat dalam suatu badan tertentu.
Dalam pemahaman yang lain, SOP akan menjadi suatu acuan bagaimana para anggota harus bekerja demi mendapatkan hasil yang maksimal serta target yang sudah ditetapkan bisa tercapai. Tentu saja, jika suatu badan mampu membuat SOP yang tepat, maka bukan tidak mungkin, manajemen badan tersebut akan lebih efektif dan maksimal.
7 Langkah Membuat SOP
Nah, berkenaan dengan membuat SOP demi manajemen yang baik, ada setidaknya 7 langkah yang perlu diperhatikan secara mendalam. Berikut tujuh langkah yang harus dilakukan:
1) Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP
Untuk membuat SOP, langkah pertama yang harus dilakukan adalah merencanakan apa tujuan dari SOP tersebut. Hal ini cukup mendasar karena berbekal tujuan yang ingin dicapai tersebut –juga termasuk target, maka manajemen nantinya bisa menyusun langkah yang tepat sebagai milestone untuk mencapai target tersebut.
Tidak hanya itu, tujuan juga bisa menjadi langkah preventif untuk melakukan evaluasi. Artinya, apabila ada target yang meleset, maka tujuan tadi nantinya menjadi panduan untuk membuat strategi yang lebih jitu.
2) Perancangan awal
Setelah gambaran tujuan SOP dirumuskan, maka langkah selanjutnya adalah perancangan awal. Dalam hal ini, apabila bentuk SOP yang akan digunakan misalnya adalah simple steps ataupun graphic format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada serta yang akan dijalankan.
Di sisi yang lain, apabila bentuk SOP yang hendak digunakan adalah flowchart, maka langkah awal yang perlu dilakukan adalah menentukan beragam permasalahan yang ingin diselesaikan. Tentu saja, bentuk dari SOP ini nantinya bisa diputuskan dari tujuan yang dibuat sebelumnya.
3) Evaluasi internal
Dalam proses pembuatan SOP, evaluasi internal juga menjadi langkah yang penting. Langkah ini adalah poin yang cukup krusial di mana rancangan awal akan dibahas sehingga bisa ditemukan kesalahan atau kekurangannya.
4) Evaluasi eksternal
Setelah evaluasi internal, maka diperlukan evaluasi eksternal. Evaluasi ini melibatkan tim penasihat yang berasal dari luar badan. Tujuannya sama, yaitu mencari kekurangan dan saran tentang rancangan awal SOP yang sudah dibuat sebelumnya.
5) Pengujian
Tahap pengujian merupakan tahap lanjutan yang dilakukan guna mengetahui SOP yang dibuat, apakah sudah sesuai dengan standard yang sudah ditetapkan. Hasil pengujian nantinya akan menjadi bahan evaluasi lanjutan untuk perbaikan dan pengembangan.
6) Perbaikan
Hasil pengujian yang dilakukan nantinya akan menunjukkan apakah SOP yang sudah dirumuskan tersebut efektif dan sejalan dengan tujuan awal atau belum. Jika ditemukan beberapa kesalahan dan kekurangan pada SOP tersebut, maka perbaikan mutlak diperlukan sehingga nantinya SOP bisa berjalan dengan lebih maksimal.
7) Aplikasi SOP
Apabila SOP sudah selesai dibuat dan sesuai dengan standar serta tujuan awal yang ditetapkan, maka SOP tersebut diaplikasikan atau dijalankan di seluruh divisi atau bagian dari badan yang dipimpin. Dengan proses penerapan ini nantinya tujuan awal SOP bisa tercapai dengan baik.
Beberapa hal di atas adalah ragam langkah membuat SOP untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Tentu saja, dalam perjalanannya, SOP tersebut bisa saja diperbaiki atau direvisi. Umumnya, hal ini dilakukan untuk melakukan penyesuaian, terutama dalam menghadapi perubahan atau persaingan dengan badan lainnya.
